CKZ 2025/2026 - 4 kroki do założenia firmy transportowej Przygotowania do egzamina na Certyfikat Kompetencji Zawodowych

Jak w czterech krokach założyć własną firmę transportową?

18 kwietnia 2025

Wprowadzenie

Marzysz o własnej firmie transportowej? To prostsze, niż myślisz! Każdy, kto spełnia wymogi, może złożyć wniosek i uzyskać licencję. W tym artykule pokażę Ci, jak w zaledwie czterech krokach rozpocząć swoją przygodę z transportem. Nie musisz być ekspertem – wystarczy spełnić konkretne wymogi i złożyć odpowiedni wniosek.

Generalnie nie możesz wykonywać zarobkowych usług transportowych, jeżeli nie masz dokumentów uprawniających do tego. To jest podstawowa zasada. Wyjątek stanowi transport krajowy busami do 3,5 tony – tutaj po prostu zakładasz firmę, kupujesz busa i możesz jeździć. Natomiast transport międzynarodowy i transport krajowy powyżej 3,5 tony zawsze wymagają uzyskania odpowiedniego dokumentu.

Kto wydaje uprawnienia?

Co do zasady, organem odpowiedzialnym za wydawanie uprawnień jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD). Jednak jeżeli chodzi o uprawnienia krajowe, czyli tak zwane zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, takie zezwolenia wydają starostwa powiatowe lub wydziały komunikacji w urzędach miast czy gmin – w zależności od tego, gdzie dokładnie jest siedziba Twojej firmy.

GITD wydaje licencje wspólnotowe, które są potrzebne przy transporcie międzynarodowym do 3,5 tony i powyżej 3,5 tony. Wyjątkowo, jeżeli po raz pierwszy wnioskujesz o wydanie licencji wspólnotowej, musisz uzyskać najpierw zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dobra wiadomość jest taka, że jeżeli o te dokumenty wnioskujesz po raz pierwszy, możesz uzyskać i zezwolenie, i licencję wspólnotową w GITD jednocześnie!

Praktyczna wskazówka:

Wypełniasz jeden wniosek – LR1 w przypadku transportu powyżej 3,5 tony lub LM1 w przypadku transportu do 3,5 tony. Wnioski znajdziesz na stronie GITD. Tam właściwie nie ma nic skomplikowanego – podajesz dane adresowe firmy, dane osoby zarządzającej transportem, składasz oświadczenie odnośnie bazy eksploatacyjnej i niekaralności, wypełniasz załącznik WPC z danymi pojazdu, robisz opłatę i w ciągu 30 dni, jeżeli złożyłeś kompletny, prawidłowo wypełniony wniosek, uzyskujesz uprawnienia!

Krok 1: Rzeczywista i stała siedziba

Pierwszy wymóg, zgodnie z rozporządzeniem 1071 (to jest wymóg unijny, powtórzony w ustawie o transporcie drogowym), to rzeczywista i stała siedziba w jednym z państw członkowskich. Zasada jest prosta – o wydanie licencji wnioskujesz w tym kraju, w którym prowadzisz firmę.

Jeżeli nie masz jeszcze firmy, musisz ją założyć. Licencja jest wydawana na firmy, a nie na osobę fizyczną. W momencie złożenia wniosku o licencję Twoja firma musi już istnieć. Nieważne, czy to będzie spółka z o.o., czy jednoosobowa działalność gospodarcza – nie ma to najmniejszego znaczenia.

Biuro i siedziba firmy

Twoja firma musi mieć odpowiednie zaplecze techniczne, czyli biuro. Wiem, że dzisiaj firma to tak naprawdę głowa i telefon komórkowy – nawet nie trzeba mieć już komputera, biurka czy drukarki. Ale urzędy skarbowe przy rejestracji firm do VAT i GITD wymagają tej siedziby firmy, żeby to było jakieś biuro.

To może być biuro u Ciebie w domu! Możesz mieć oddzielne pomieszczenie, ale to wcale nie musi być oddzielny pokój. Możesz wynająć biuro lub mieć je u siebie w domu, ale firma gdzieś faktycznie musi mieć siedzibę. Urzędy skarbowe często wymagają biurka i komputera, a GITD czasami weryfikuje bardzo dokładnie tę siedzibę firmy.

Ważne: Biura wirtualne, gdzie pod jednym adresem jest wiele firm zarejestrowanych, z reguły stanowią wyzwanie. Bardzo niechętnie organy wydają licencje na firmy zarejestrowane w takich miejscach. Wcześniej wymogi nie były tak mocno egzekwowane, ale teraz musisz mieć założoną firmę i jakąś siedzibę tej firmy, jakieś biuro.

Pojazd – niezbędny element

Dodatkowo musisz dysponować co najmniej jednym pojazdem. Jak nie masz samochodu, nie uzyskasz licencji. W momencie złożenia wniosku o licencję musisz dysponować pojazdem – nie musisz być właścicielem! To wcale nie musi być Twoje auto, ale musisz podać dane jakiegoś pojazdu we wniosku o licencję.

To może być auto leasingowe, wynajęte, wypożyczone, wydzierżawione, użyczone bezpłatnie – nie ma to znaczenia. Ani na licencji, ani na wypisie (tym dokumencie, który musi być w każdym aucie) nie ma nadrukowanych numerów pojazdu. Możesz więc w momencie składania wniosku podać numery dowolnego auta, do którego masz prawo dysponowania.

Możesz wynająć, wypożyczyć, wydzierżawić, użyczyć od ojca, teścia, brata, szwagra – nie ma to najmniejszego znaczenia, ale musisz mieć prawo do dysponowania tym autem. Generalnie cały wniosek bazuje na oświadczeniach – wpisujesz pewne dane we wniosku, podpisujesz elektronicznie lub własnoręcznie i oświadczasz, że to jest prawda. Organ, jeżeli będzie miał wątpliwości, może wyrywkowo poprosić Cię o umowę na biuro czy umowę dzierżawy ciągnika siodłowego.

Praktyczna rada:

Jeżeli dzierżawisz samochód od szwagra, spisz na tę okoliczność umowę. Może być zwykła standardowa umowa dzierżawy – w Google znajdziesz wzór takiej umowy. To już załatwia kwestię dysponowania przynajmniej jednym środkiem transportu!

Pamiętaj: do licencji zgłaszamy to, co ma silnik – ciągnik siodłowy, samochód ciężarowy, samochód dostawczy. Naczepy w ogóle nie mają znaczenia, jeżeli chodzi o licencje – ich do licencji w ogóle nie zgłaszamy.

Ważna wskazówka finansowa:

Jak kupujesz samochód ciężarowy czy ciągnik siodłowy, najpierw zgłoś się do VAT! Możesz nie być jeszcze zarejestrowany do VAT, ale zgłoś się. Nie kupuj żadnego środka trwałego przed zgłoszeniem do VAT! Dlaczego? Bo jeżeli zrobisz to przed zgłoszeniem do VAT, nie będziesz mógł odliczyć sobie VAT od zakupu – będziesz o 23% w plecy.

Baza eksploatacyjna

Baza eksploatacyjna, zgodnie z przepisami, to miejsce parkowania pojazdów lub miejsce naprawy i konserwacji pojazdów, lub miejsce załadunku i rozładunku pojazdów. Taka baza eksploatacyjna musi pomieścić przynajmniej 1/3 Twojej floty. Jak masz jeden samochód, musi być baza eksploatacyjna przynajmniej na ten jeden samochód.

Nie ma przepisu prawa, który zabraniałby wprost zgłoszenia bazy eksploatacyjnej u siebie pod domem – pod warunkiem, że Twoje podwórko, Twój plac, Twoja posiadłość spełnia wymogi bazy eksploatacyjnej. Oświadczasz, że po prostu masz bazę eksploatacyjną w takim miejscu i podajesz adres.

GITD, jeżeli będzie miało wątpliwości, może poprosić Cię o tytuł prawny do dysponowania tą bazą eksploatacyjną. Na przykład nie masz tego u siebie na podwórku, tylko u rodziców – wtedy warto spisać umowę użyczenia. Umowa użyczenia jest bezpłatna, więc to, że możesz korzystać z tego podwórka, jest proste do udokumentowania.

Jeżeli mieszkasz w bloku i nie masz gdzie zgłosić bazy eksploatacyjnej, poszukaj placów u siebie w mieście, na wsi, w najbliższej okolicy – placów utwardzonych, gdzie będziesz mógł wynająć, wydzierżawić taką bazę eksploatacyjną. Koniecznie spisz umowę i dopilnuj tego, żeby mieć wskazane miejsce, może ponumerowane, żeby nie było wątpliwości.

Przykłady miejsc na bazę eksploatacyjną: To może być stary PKS (często na PKS-ach są takie bazy), przy magazynach logistycznych, przy firmach transportowych, które mają dużą bazę. Auta są od tego, żeby jeździły, a nie stały na bazach i parkingach, więc gdzieś ten teren jest niewykorzystywany. Tam możesz się umówić, spisać umowę i dopilnować, abyś miał wyznaczone, najlepiej ponumerowane miejsce.

Krok 2: Dobra reputacja (niekaralność)

Drugi wymóg to dobra reputacja. Dobrą reputację musi mieć właściciel firmy (jeżeli to jest jednoosobowa działalność gospodarcza), jeżeli to jest spółka – wszystkie osoby wymienione w KRS-ie, upoważnione do reprezentacji firmy, oraz dodatkowo zarządzający transportem (osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych), jeżeli to nie jest ani właściciel firmy, ani osoba z KRS-u.

Co to znaczy dobra reputacja?

Do utraty dobrej reputacji dochodzi w trzech przypadkach. Po pierwsze, prawomocny skazujący wyrok. Zwróćcie uwagę – jeżeli chodzi o karalność, osoba karana to taka, która ma prawomocny skazujący wyrok. Dopóki nie ma prawomocnego skazującego wyroku, taka osoba w świetle przepisów jest niewinna, jest niekarana i dalej ma dobrą reputację.

Druga sytuacja – wydane dwie decyzje administracyjne albo dwie kary grzywne za najpoważniejsze naruszenia. Trzecia sytuacja – jeżeli taka osoba zostanie uznana niezdolną do kierowania operacjami transportowymi przedsiębiorcy w jednym z państw członkowskich.

Jakie naruszenia dyskwalifikują?

Nie wszystkie prawomocne wyroki skazujące dyskwalifikują. Do utraty dobrej reputacji dochodzi za prawomocne wyroki skazujące za naruszenia dotyczące prawa handlowego, upadłościowego, płac i warunków zatrudnienia w zawodzie, prawa o ruchu drogowym, odpowiedzialności zawodowej oraz handlu ludźmi lub narkotykami.

Najpoważniejsze naruszenia to między innymi:

Poważne naruszenia czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku kierowców
Kierowca bez uprawnień
Jazda bez wypisów z licencji
Brak ważnej karty kierowcy
Naruszenia dotyczące kwalifikacji wstępnej kierowców
Naruszenia w zakresie badań technicznych

Jak udowodnić dobrą reputację?

Ten wymóg dobrej reputacji udowadnia się w dwóch krokach. Po pierwsze, trzeba złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niekaralności. Właściciel firmy, osoby uprawnione do reprezentacji firmy zgodnie z KRS-em plus osoba zarządzająca transportem muszą takie zaświadczenia przedstawić.

Po drugie, na druku ON (oświadczenie o niekaralności) te same osoby oświadczają, że nie było dwóch decyzji administracyjnych, dwóch kar grzywny i że nie zostały uznane za niezdolne do kierowania operacjami transportowymi w jednym z państw członkowskich. Generalnie to nie jest duży problem, żeby spełnić ten wymóg.

Krok 3: Odpowiednia zdolność finansowa

Trzeci wymóg to odpowiednia zdolność finansowa. W przypadku samochodów powyżej 3,5 tony ta zdolność wynosi 9 tysięcy euro na pierwszy pojazd i 5 tysięcy euro na każdy kolejny pojazd. W przypadku samochodów do 3,5 tony to 1 800 euro na pierwszy pojazd i 900 euro na każdy kolejny.

Jak udowodnić zdolność finansową?

Najłatwiej jest to zrobić ze sprawozdaniem finansowym, ale sprawozdania finansowe sporządzają przede wszystkim firmy na pełnej księgowości. Jeżeli nie jesteś na pełnej księgowości (a prawdopodobnie nie jesteś, jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą), korzystasz z uproszczonej formy księgowości – KPiR (książka przychodów i rozchodów). Przy KPiR nie sporządza się sprawozdań finansowych.

Jeżeli dopiero zakładasz firmę, masz dwie opcje: gwarancję bankową lub ubezpieczenie zawodowe. Kilka lat temu pracownik GITD, który zajmował się rozpatrywaniem wniosków o licencje, powiedział nam, że gwarancji bankowych się już dzisiaj nie stosuje – bardzo rzadko się je spotyka. Dlaczego? Bank będzie badał Twoją zdolność kredytową i musisz za to zapłacić.

Najlepsze rozwiązanie – OC zawodowe:

Najłatwiejszym i najczęściej spotykanym sposobem udowodnienia odpowiedniej zdolności finansowej jest ubezpieczenie OC zawodowe, tak zwane OC do licencji. To nie jest to samo co OC samochodu i to nie jest to samo co OC przewoźnika!

OC zawodowe od ręki wystawia agent ubezpieczeniowy. Składka roczna za jeden samochód to od 100 do 200 złotych. Taka polisa zawierana jest na rok i powinna być odnawiana, ponieważ odpowiednią zdolność finansową musisz utrzymywać przez cały czas, kiedy masz ważne uprawnienia.

Krok 4: Certyfikat kompetencji zawodowych

Ostatni, czwarty wymóg to certyfikat kompetencji zawodowych. Żeby go uzyskać, musisz zdać egzamin państwowy. Egzamin jest organizowany przez Instytut Transportu Samochodowego co tydzień w soboty i niedziele w różnych, większych miastach kraju.

Jeżeli zdasz taki egzamin, uzyskujesz certyfikat kompetencji zawodowych, który jest ważny dożywotnio w każdym państwie członkowskim! Nie mylić tego z kursem na przewóz rzeczy czy kwalifikacją wstępną kierowców – to zupełnie co innego.

Kto musi mieć certyfikat?

Co do zasady, certyfikat kompetencji zawodowych powinien mieć przedsiębiorca albo osoba uprawniona do reprezentacji firmy w KRS-ie. Natomiast jeżeli nie masz własnego certyfikatu, możesz podjąć współpracę z osobą, która taki certyfikat ma.

Przepisy nie regulują rodzaju umowy ani wymiaru tej umowy. Umowę możesz zawrzeć dowolną, w dowolnym wymiarze czasu pracy – ważne, aby ta osoba zarządzająca transportem w sposób rzeczywisty i ciągły była w stanie zarządzać operacjami transportowymi w Twojej firmie.

Czy warto mieć własny certyfikat?

Średni koszt roczny zewnętrznego zarządzającego transportem to około 5 tysięcy złotych. Jeżeli chcesz pilnie wyrobić licencję, faktycznie na pewien krótki okres czasu (kilka pierwszych miesięcy) możesz nawiązać taką współpracę. Ale w dłuższym okresie czasu brak własnego certyfikatu kompetencji zawodowych jest po prostu nieopłacalny!

Dlaczego warto zrobić własny certyfikat?

Po pierwsze – oszczędności! Za 5 tysięcy złotych rocznie jesteś w stanie zrobić sobie kurs i egzamin. Pierwszy egzamin z kursem zmieścisz się w połowie tej kwoty – około 2 500 złotych. Nawet jeżeli miałbyś podchodzić do egzaminu poprawkowego (który kosztuje 500 złotych), już po pół roku inwestycja we własny certyfikat kompetencji zawodowych się zwraca!

Wiedza, która się przydaje

Jest jeszcze jedna kwestia – przy okazji przygotowania do egzaminu na certyfikat kompetencji zawodowych dowiesz się o przepisach, które regulują tę branżę. Przeszkoliłam 2 tysiące osób i naprawdę zdecydowana większość to osoby, które mają transport albo za chwilę go otworzą.

Bardzo duży problem jest w tym, że przewoźnicy po prostu nie znają swoich praw – nie wiedzą, jak sobie radzić z reklamacjami w transporcie, jak odrzucać nieuczciwe obciążenia, jak sobie radzić z nieuczciwymi klientami. Bardzo istotna rzecz – przy okazji dowiadujesz się o obowiązkach związanych z prowadzeniem firmy transportowej, na przykład że do 31 marca co roku trzeba składać oświadczenia o kierowcach.

Omawiamy dosyć dokładnie wymogi do licencji, sposób jej uzyskania, zasady funkcjonowania branży i tak dalej. Nie oszukujmy się – nie doczytasz o tym sam, a zarządzający transportem albo Ci o tym powie, albo nie.

Wiedza to potęga!

Z uwagi na wiedzę, którą uzyskujesz, przygotowując się do egzaminu na certyfikat kompetencji zawodowych, naprawdę warto rozważyć zrobienie tego certyfikatu we własnym zakresie. To trochę jak z budową domu – osoba, która projektuje domy, kierownik budowy musi mieć wiedzę na temat tego, gdzie ustawić ścianę nośną, jakie przyjmie obciążenie, ile pięter można postawić.

Jeżeli na poważnie chcesz zająć się transportem, mieć własną firmę transportową, polecam Ci rozważyć posiadanie własnego certyfikatu kompetencji zawodowych – z uwagi na oszczędności (nie płacąc co rok tych 5 tysięcy złotych, czasami nawet więcej), a po drugie z uwagi na wiedzę. Twojej wiedzy, Twoich umiejętności, Twoich informacji nikt Ci nie odbierze! Dzięki temu będziesz w stanie poradzić sobie z wieloma sytuacjami, jakie czekają Cię w trakcie tej przygody, jaką jest niewątpliwie prowadzenie własnego transportu.

Podsumowanie – Twoja droga do sukcesu!

To są cztery wymogi, które musisz spełnić, aby mieć własną firmę transportową. Jeżeli je spełnisz, składasz wniosek i za 30 dni odbierasz własną licencję! To jest bardzo proste i każdy z Was jest w stanie sobie poradzić z wypełnieniem wniosku.

Podsumowując, cztery kroki do własnej firmy transportowej:

Krok 1: Rzeczywista i stała siedziba – załóż firmę, zapewnij biuro, pojazd i bazę eksploatacyjną
Krok 2: Dobra reputacja – uzyskaj zaświadczenie o niekaralności i złóż odpowiednie oświadczenia
Krok 3: Odpowiednia zdolność finansowa – najprościej przez OC zawodowe (100-200 zł rocznie)
Krok 4: Certyfikat kompetencji zawodowych – zdaj egzamin lub nawiąż współpracę z zarządzającym transportem

Prowadzenie własnej firmy transportowej to ekscytująca przygoda! Z odpowiednim przygotowaniem, wiedzą i spełnieniem czterech prostych wymogów możesz rozpocząć swoją działalność w ciągu zaledwie miesiąca. Nie zwlekaj – każdy dzień to nowa szansa na realizację Twoich marzeń o własnym biznesie transportowym!

Powodzenia na Twojej drodze do sukcesu w branży transportowej!

FAQ – do egzaminu CKZ, sprawdź koniecznie!

Kontola w firmie – WITD lub PIP

Utrata dobrej reputacji i części wypisów – realnie.